Порядок в документах магазина

У любого магазина за год-два накапливается несколько тысяч файлов: сертификаты и декларации, УПД от поставщиков, выгрузки заказов, отчёты о продажах, фото товара в трёх версиях, сканы претензий. Всё это обычно лежит в «Загрузках» и в папках «Новая папка (3)».

Цена вопроса — не аккуратность. Не нашли вовремя декларацию — карточка уехала в блокировку. Не нашли накладную — не выставили претензию по недостаче. Не нашли исходник фото — переснимаете заново.

Разобрать это руками — пара выходных. Ассистент, у которого есть доступ к папке на вашем компьютере, делает это за один заход. Но только если задачу поставить аккуратно.

1Три сценария, которые реально работают

Разложить по папкам. Вы описываете структуру словами, ассистент раскладывает: «Документы → Сертификаты → по годам», «Поставки → по поставщику → по месяцу», «Фото → по артикулу». Важно, что структуру придумываете вы, а не он: вам с ней жить.

Переименовать по единому шаблону. Из `IMG_20250412(1).jpg` и `скан новый финал2.pdf` получается `2026-04-12_УПД_Поставщик_№1841.pdf`. Дата в начале и в формате ГГГГ-ММ-ДД — тогда файлы сортируются по времени сами, без всяких усилий.

Собрать реестр в таблицу. Ассистент читает файлы и собирает список: имя файла, тип документа, номер, дата, срок действия, к какому артикулу относится. Отдельная ценность — колонка «истекает»: сразу видно, какие сертификаты пора продлевать.

2Как ставить задачу, чтобы агент не перепутал

• Назовите папку и границы явно. «Только папка Документы_2026, вложенные папки не трогаем».
• Дайте шаблон на примере. Не «переименуй понятно», а «вот файл — вот как он должен называться». Один хороший пример работает лучше трёх абзацев описания.
• Задайте правило для непонятных случаев. «Если тип документа определить не удалось — не угадывай, положи в папку `_Разобрать` и напиши список». Это главный пункт: без него агент начнёт домысливать.
• Запретите менять содержимое. «Только перемещение и переименование. Файлы не редактируем, не пересохраняем, не конвертируем».
• Работайте на копии. Сначала копия папки, разбор в ней. Оригинал не трогаем вообще.
• Идите порциями. Пятьдесят файлов → проверка → остальное. Ошибку в шаблоне лучше поймать на пятидесяти, чем на трёх тысячах.

3Проверка до того, как удалять оригиналы

• Сверьте количество. Было 1240 файлов — стало 1240, включая папку «Разобрать». Попросите посчитать и показать разницу. Пропажа десятка файлов — это не «мелочь», это сигнал, что что-то пошло не так.
• Откройте выборку глазами. Пять-десять файлов из разных папок. Совпадает ли имя с содержимым.
• Ключевые документы проверьте вручную. Действующие декларации и сертификаты — полностью. Ошибка в дате здесь стоит дороже, чем время на проверку.
• Запросите список того, что не разобралось. Если такого списка нет вообще — скорее всего, спорные файлы разложены наугад.
• Оригиналы держите ещё неделю-две. Удаляйте только после того, как реально поработали с новой структурой.